Archivierung

Das Thema Archivierung ist eines der Wichtigsten im Zeitalter der Digitalisierung. Neben der Aufbewahrung von Papier ist auch eine Archivierung von Daten vorgeschrieben. Und das ist keine Datensicherung. Die Gleichbehandlung von digitalen Dokumenten mit elektronischer Signatur wie herkömmliche Papierdokumente eröffnet die Anforderungen der Archivierung steuerrelevanter Daten entsprechend der GDPdU in Deutschland und machen Archiv- und Speichersysteme erforderlich.

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PROBLEMSTELLUNG

 Die Aufbewahrung, Erschließung und Bereitstellung von Information ist eine unabdingbare Voraussetzung für die Arbeitsfähigkeit moderner Unternehmen. Mit dem exponentiellen Wachstum elektronischer Information wachsen die Probleme der langzeitigen Aufbewahrung, obwohl moderne Softwaretechnologien wesentlich besser geeignet sind, Informationen zu verwalten, als dies herkömmlich mit Papier, Aktenordner und Regalen möglich war. Immer mehr Information entsteht digital und die Ausgabe als Papier ist nur noch eine mögliche Repräsentation des ursprünglichen elektronischen Dokuments. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen erhalten elektronische Dokumente den gleichen Rechtscharakter wie ursprünglich manuell unterzeichnete Schriftstücke.

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LÖSUNG

Wesentliche Voraussetzung für die langfristige Verfügbarmachung elektronischer Information ist die Einhaltung von Standards. Schon bei der Erzeugung von Daten sollte die langfristige Speicherung berücksichtigt werden. Langzeitig stabile Formate sollten bevorzugt verwendet werden. Das gesamte Verfahren der Archivierung muss geschlossen und sicher sein. All diese Eigenschaften sollten deutlich machen, dass es nicht um hierarchisches Speichermanagement oder herkömmliche Datensicherung geht. Elektronische Systeme für die Dokumentenarchivierung gehören in jede IT-Infrastruktur. Ziel ist es dabei die Daten für das Archiv zu übergeben, verwalten, überwachen und bereit zu stellen.